Mange behandler i det daglige fortrolige og personfølsomme data. Og en del udveksler disse data med kolleger, kunder og samarbejdspartnere via e-mail.
Dette kan måske gå, hvis der er tale om en enkeltstående hændelse, men hvis det sker dagligt eller ugentligt er e-mail absolut ikke den anbefalede metode.
Der rejser sig nemlig en række problemstillinger ved anvendelse af e-mail.
Vi kan komme til at vælge forkerte modtagere ved en fejl
Når vi har trykket send mister vi kontrollen med data, det er modtageren der nu bestemmer hvad der sker med dem
Hvad med sletning af mailen i begge ender?
Hvad med overholdelse af datahygiejne?
Og hvordan lagrer vi de filer vi sender og modtager sikkert?
Er e-mail overhovedet et sikkert medie?
Som du kan se er anvendelsen af e-mail slet ikke optimal.
Arbejder man med mange data og har man behandlingsprocesser omkring disse data vil en sikker database nok være løsningen, men er dette ikke tilfældet er der andre gode værktøjer.
En oplagt mulighed er at anvende private teams i Microsoft Teams til at lagre og dele fortrolige og personfølsomme data.
Ved at anvende Teams opnår vi en lang række fordele.
Ved at oprette private teams pr. kunde, pr. projekt eller pr. elev opnår vi at kun inviterede medlemmer kan se og tilgå filer. Og filer er lagret sikkert i skyen, beskyttet af 2-faktor login.
Hvis vi tillader det kan vi invitere eksterne gæster og sågar stille krav til disses tilgang til data.
Teams er bygget til høj sikkerhed. Og via de såkaldte “sensitivity labels” kan vi øge sikkerheden yderligere og styre politikker for de sikkerhedskrav vi ønsker at vores medarbejdere og eksterne gæster skal overholde.
I stedet for at udveksle filer via usikre e-mail udveksles link til filer og evt. informationer om nye filer o.l. Dette er mere sikkert og du kan sågar implementere kryptering og logning, hvis du vurderer at dette er krævet.
Versionsstyring er standard og du kan nemt implementere backup på fil-niveau.
Teams er bygget til at håndtere følsomme oplysninger og man skelner mellem 3 niveauer af sikkerhed Baseline, Sensitive og Highly sensitive protection.
Som du ser, er der gode argumenter for at anvende Microsoft Teams til at øge sikkerheden og digitalisere samarbejdet internt og eksternt samtidigt.
Vi er eksperter i Teams og sikkerhedsfunktionerne i Teams. Lad os hjælpe dig med at få styr på IT-sikkerheden - fx ved at øge anvendelsen af Teams.